Facture QR: Ce qu’il faut savoir.

Dès le 30 juin, les bulletins de versement traditionnel (BVR) peuvent être remplacé par une « Facture QR ».
Êtes-vous prêts ?

Le 30 juin 2020, la facture QR fait son apparition. Quelques points pour y voir plus clair !

Est-ce un énième moyen de paiement ?

Oui, temporairement. La Facture QR va remplacer progressivement tous les types de bulletins de versements existants (orange, rouge, BVR+)

Les bulletins de versements classiques et la facture QR vont cohabiter pendant quelques temps pour une transition en douceur.

A quoi est-ce que cela va ressembler ?

Tout simplement à un bulletin de versement, sans couleur et avec la présence d’un QR Code.

Les informations présentes sont toujours clairement lisibles par un humain. Grâce au QR Code, elles le sont également plus facilement par une machine.

Quels sont les avantages ?

En tant que privé 

• De la simplicité : Un seul format de facture. Les informations sont toujours disposées aux mêmes endroits et donc une meilleure lisibilité.
• De la rapidité dans le traitement : Une saisie automatisée, par exemple au travers d’une application mobile e-banking, en scannant le QR Code
• Flexibilité : Dans un second temps, la possibilité de régler ses factures directement avec Twint

En tant qu’entreprise

• Emission des factures
  • Si vous utilisez encore des factures papier, les bulletins de versements pré-imprimés ne sont plus nécessaires. Vous pouvez imprimer sur du papier blanc ou sur vos entêtes de lettre.
    Fini de se battre avec son imprimante pour cadrer correctement l’impression du BVR et la sélection du bon bac!
    
• Paiement des factures
  • Gain de temps considérable: Le code QR contient l’ensemble des informations de la facture. Les applications et logiciels pourront alors aisément reconnaître et pré-saisir les informations dans votre logiciel de gestion. Un gain de temps considérable dans le traitement des factures créanciers.
    
  • Le risque d’erreur de saisie est grandement réduit

Pourquoi un QR Code ?

Le QR Code peut contenir une multitude d’information, bien plus complète que la “ligne de codage” des anciens BVR illustrée ci-dessous

Un QR Code est techniquement beaucoup plus aisé à lire qu’une ligne de codage. Pour preuve, qui n’a pas dû s’y reprendre à 5 fois pour scanner cette satanée ligne avec son application mobile de scan des BVR ?

Quels sont les changements pour un privé ?

Dès le 30 juin, vous serez susceptible de recevoir ces Factures QR en lieu et place des classiques bulletins de versements.
Pour les régler, vous pourrez procéder de manière identique, à savoir : 

• Les saisir manuellement dans votre e-banking
  • Un champ “Référence QR” est proposé
• Les scanner avec l’application mobile de votre banque
• Amener votre Facture QR imprimée au guichet de la Poste pour vous en acquitter. (sic!)

L’avantage réside essentiellement dans le “pré-remplissage” des champs qui sera fait lors du scan avec l’application mobile de votre banque. 

Quels sont les changements pour une entreprise ?

Trois types de Factures QR vont coexister : 

• QR-IBAN : Une Facture QR, où le QR code va contenir un maximum d’information. Le QR Code contiendra notamment la référence de la facture, le nom du créancier, son adresse, …
• QR-SCOR : Correspond à l’actuel bulletin orange, avec n° de référence. Son existence est justifiée par une standardisation avec les systèmes européens et les paiements internationaux. 
• IBAN : Correspond à un paiement sur la seule base de l’IBAN, sans référence à une facture.

Emission de factures avec QR Code

Vous êtes dépendant du logiciel que vous utilisez pour émettre vos factures, qui ont ou vont proposer cette fonctionnalité. La plupart des éditeurs ont pris les devants, parmi lesquels Bexio, Winbiz ou encore Abacus. 

Comment procéder ? 

En principe, l’activation de l’option facture QR doit être renseigné dans votre logiciel.

Pour l’option la plus intéressante (QR-IBAN), vous devez contacter votre banque afin qu’ils vous communiquent votre QR-IBAN ainsi que votre “Référence QR”.

Dans le cas des factures QR-SCOR et IBAN, il n’y a a priori pas de démarches à faire.

Nous vous encourageons vivement à mettre en place le QR-IBAN, vous simplifierez la vie de tous vos fournisseurs ! 

Saisie et paiements de factures

De ce côté, presque rien ne change dans un premier temps. Quand vous recevrez des factures QR vous pourrez toujours les saisir de façon traditionnelle.

Nous nous attendons cependant à ce que les étideurs du marché propose rapidement des outils permettant de traiter automatiquement les factures avec QR Code de façon digitale, en y incluant la saisie automatique des informations.

Si la saisie des factures créanciers vous prend du temps, la facture QR est une opportunité de plus à réfléchir à vos outils et les automatisations possibles. N’hésitez pas à nous contacter.

Quelques éventuelles difficultés ?

Tout changement amène aussi son lot d’ajustements et d’éventuelles difficultés. Voici quelques éléments qui peuvent vraisemblablement générer des interrogations :

• Durant les ~6 premiers mois, les entreprises doivent s’attendre à devoir échanger et sensibiliser leurs clients. Il est probable que des entreprises se sachent pas comment traiter ce type de facture.
  
• Une mauvaise utilisation ou compréhension du fonctionnement dans son logiciel de facturation.
  
• Eventuellement ignorer ce changement et se retrouver « pris de court » à la fin de la période transitoire. Il est intéressé de relever qu’aucune date n’a été fixée à ce jour.

Quelques liens et sources :
https://www.kmu.admin.ch/kmu/fr/home/savoir-pratique/finances/comptabilite-et-revision/introduction-de-la-qr-facture.html https://www.raiffeisen.ch/content/dam/www/rch/pdf/firmenkunden/zahlungsverkehr-und-konten/fr/faq-qr-facture.pdf
https://www.paymentstandards.ch/dam/downloads/ig-qr-bill-fr.pdf https://www.letemps.ch/economie/facture-code-qr-va-bouleverser-paiements