Nous sommes fiers d’avoir pu aider l’entreprise Spiruline Swiss Made SA à automatiser sa gestion administrative afin qu’ils puissent se concentrer sur leur activité: produire de la Spiruline.
Contexte
L’entreprise produit de la Spiruline qu’elle vend principalement grâce à son site web par sachet de 50 ou 100 grammes. Pour chaque commande de client sur la plateforme, les collaborateurs de Spiruline Swiss Made SA devaient traiter la commande manuellement: réceptionner la commande, créer un bulletin de livraison, emballer le sachet pour un envoi par la poste, inscrire l’adresse du destinataire sur le paquet, établir une facture acquittée et finalement réaliser les écritures comptables liées à cette vente. L’ensemble de ces opérations prenaient plus de 10 minutes par commande.
Plutôt jeune, l’entreprise développe ses activités et se devait d’être efficace et de minimiser les activités sans plus-value.
Automatisation
Après une brève analyse du processus en place, nous avons proposé d’automatiser l’ensemble des étapes en utilisant des outils #cloud du marché que nous avons connecté entre eux.
Fonctionnement
A chaque commande client, le connecteur Woo-xio récupère les informations de la commande, crée un document PDF bulletin de livraison qui est déposé sur un dossier OneDrive.
Ce bulletin est automatiquement imprimé et la partie de l’adresse détachable sur autocollant est directement apposée sur le paquet.
Woo-xio se connecte ensuite au logiciel comptable, crée automatiquement une facture débiteur au nom du client, acquitte cette même facture avec le paiement réalisé en ligne et insère les écritures comptables nécessaires.
Finalement, le rapprochement bancaire automatique termine le processus lorsque l’argent est viré sur le compte bancaire de l’entreprise.
Plus-value
Grâce à ce processus automatisé, les collaborateurs de l’entreprise ont gagné plus de 10 minutes par commande et ainsi réduit drastiquement le temps nécessaire au traitement des commandes.
La solution mise en place s’appuie sur des logiciels cloud existants et peu coûteux qui permettent de travailler efficacement.
Finalement, le retour sur investissement dans ce projet a été extrêmement rapide.
Applications utilisées
Site web: WordPress – version gratuite opensource
eCommerce: WooCommerce – version gratuite opensource
Comptabilité: Bexio (www.bexio.com) – dès 29 CHF par mois
Office365 OneDrive (Dropbox ou Google Drive) – dès 15 CHF par mois
Woo-xio: Connecteur développé par Square Services
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